Zachowanie poufności informacji firmowych to nie tylko wymóg prawa pracy, ale przede wszystkim fundament zaufania i bezpieczeństwa w firmie. Jeden nieprzemyślany mail czy rozmowa w nieodpowiednim miejscu mogą zagrozić stabilności firmy, a dla pracownika skończyć się poważnymi konsekwencjami – w skrajnych przypadkach nawet pozbawieniem wolności. Eksperci Smart Solutions HR tłumaczą, co dokładnie grozi za złamanie zasad i wskazują, jak uchronić się przed wyciekiem informacji, zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy.

Jeden pozornie nieszkodliwy mail…

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik przez pomyłkę wysyła dokument zawierający dane klientów do niewłaściwego adresata. Chociaż działanie było niezamierzone, firma może ponieść poważne straty finansowe, a sam pracownik znaleźć się w centrum trudnej sytuacji prawnej i służbowej. To najlepszy dowód na to, jak ważne jest przestrzeganie zasady poufności i zachowanie wzmożonej czujności w pracy z danymi.

– Każdy pracownik zobowiązany jest chronić informacje poufne przedsiębiorstwa – do takich należą dane klientów, strategie marketingowe, know-how technologiczne czy informacje finansowe lub organizacyjne przedsiębiorstwa – wszystkie, które nie są powszechnie znane, mają wartość gospodarczą i wobec których przedsiębiorca podjął działania w celu zabezpieczenia ich przed ujawnieniem. Poufność to nie tylko wielkie sekrety strategiczne. Często są to drobne informacje, które pracownik uważa za nieistotne, a dla konkurencji mogą mieć ogromną wartość np. listy dostawców i partnerów, harmonogramy czy sposoby komunikacji z klientami – komentuje Artur Kornatowski, Legal and Administrative Manager w Smart Solutions HR. – Wysyłka maila do złego adresata, rozmowy o poufnych projektach w miejscach publicznych, przechowywanie dokumentów w prywatnych chmurach, nawet zrzut ekranu czy notatka na prywatnym telefonie – wszystko to może być podstawą do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności.

Obowiązek zachowania poufności to nie jedyna kwestia, którą jako pracownik należy mieć na uwadze. Drugą, równie ważną i potencjalnie generującą wiele problemów, jest zakaz konkurencji. Działa on nie tylko w trakcie trwania zatrudnienia, ale często także po jego zakończeniu (jeśli wynika z podpisanej umowy). To mechanizm, który chroni firmę przed wykorzystaniem zdobytej w niej wiedzy na rzecz konkurencji. Pracownik nie może więc prowadzić własnej działalności w tej samej branży ani przejść do firmy, która rywalizuje z jego dotychczasowym pracodawcą.

Oba te obowiązki – zachowanie poufności i zakaz konkurencji – są jasno umocowane w polskim prawie pracy (art. 100 §2 pkt. 4 Kodeksu pracy) oraz w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Bardzo często znajdują się też w samej umowie o pracę czy dodatkowym NDA, które pracownik podpisuje przy zatrudnieniu.

…i poważne konsekwencje

Zdradzenie tajemnic firmy czy złamanie zakazu konkurencji to coś więcej niż „niewielkie potknięcie”. Tego typu sytuacje mogą skończyć się naprawdę poważnie – od konieczności zapłaty dużej kwoty, przez utratę pracy, aż po sprawę karną. Czasami wystarczy nałożenie kar porządkowych – upomnienia lub nagany. Częściej jednak konsekwencje są bardziej dotkliwe.

Na początek finanse: jeśli pracownik naruszy poufność i wyrządzi tym szkodę firmie, musi liczyć się z obowiązkiem rekompensaty. W praktyce może to oznaczać konieczność zapłaty odszkodowania w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia w przypadku nieumyślnego działania, a jeśli zrobił to celowo – nawet pokrycie strat w całości. Jednak na tym może się nie skończyć. Pracodawca ma prawo w wyjątkowo poważnych przypadkach rozwiązać umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym ze skutkiem natychmiastowym.

Najbardziej dotkliwe są jednak konsekwencje karne. Jeśli ktoś poważnie naruszy tajemnicę przedsiębiorstwa, grozi mu grzywna, ograniczenie wolności, a nawet do dwóch lat więzienia.

– Jako pracownik należy być świadomym, że tak naprawdę wiele informacji dotyczących firmy może należeć do kategorii poufnych. Aby uniknąć przykrych konsekwencji, warto kierować się prostą zasadą: jeśli masz wątpliwości, czy coś można powiedzieć, lepiej tego nie rób. Dobrą praktyką jest też nieudostępnianie żadnych firmowych informacji w mediach społecznościowych, nawet w prywatnych rozmowach czy zamkniętych grupach. Warto również pamiętać o podstawach bezpieczeństwa – nie zostawiać dokumentów na biurku, nie przesyłać plików na prywatne maile i nie omawiać szczegółów pracy w miejscach publicznych, jak kawiarnie czy komunikacja miejska. Te proste zasady naprawdę potrafią uchronić przed dużymi kłopotami – wskazuje Artur Kornatowski.

Gra do jednej bramki

Ochrona poufności i przestrzeganie zakazu konkurencji to gra zespołowa – dotyczy nie tylko pracownika, ale i samego pracodawcy. Firma, która chce zabezpieczyć swoje informacje, powinna działać na kilku frontach jednocześnie: od przygotowywania dokumentów prawnych, przez wprowadzanie jasnych zasad wewnętrznych – oznaczanie poufnych dokumentów, ustalanie haseł, szyfrowanie – aż po edukację pracowników. Podstawą są umowy o poufności (NDA) – podpisywane zarówno z nowymi pracownikami, jak i z partnerami biznesowymi. Do tego dochodzą regulaminy i polityki wewnętrzne, które jasno wskazują, jakie dane są poufne i jak należy się z nimi obchodzić.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku zakazu konkurencji – tu również potrzebne są jasne zasady i właściwe podejście do umów.

– W przypadku umowy o zakazie konkurencji warto zaznaczyć, że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego umowa o zakazie konkurencji – zwłaszcza ta obowiązująca po ustaniu stosunku pracy – nie jest elementem umowy o pracę, a odrębnym zobowiązaniem cywilnoprawnym. Przykładowo, jeśli następuje sytuacja, w której firma przejmuje część pracowników od innego pracodawcy, standardowe umowy o pracę przechodzą automatycznie na nowego pracodawcę, ale umowy o zakazie konkurencji – już nie. To osobne dokumenty i trzeba je podpisać na nowo – tłumaczy menedżer Smart Solutions HR.

Bardzo ważna jest codzienna praktyka. Sama polityka na papierze to za mało – potrzebne są szkolenia i regularna komunikacja, które przypominają, dlaczego te zasady istnieją i jak je stosować. Firmy, które wprowadzają cykliczne warsztaty i jasno określone procedury, nie tylko zmniejszają ryzyko błędów, ale też budują większą świadomość w zespole i pokazują klientom, że mogą im zaufać.

– Naruszenie obowiązku zachowania poufności przez pracownika może kosztować firmę nawet kilka milionów złotych. Wyciek informacji to nie jedyny problem – do tego dochodzi potencjalna utrata przychodów, koszty naprawcze np. związane z modernizacją systemów bezpieczeństwa, koszty prawne, utrata klientów, a także szkody wizerunkowe. Umowy, ustalanie kar umownych i odpowiednie systemy wewnętrzne są podstawowym zabezpieczeniem, ale nie wystarczą, jeśli ludzie nie wiedzą, dlaczego i jak chronić informacje. Kluczem jest kultura odpowiedzialności, która przejawia się w codziennych działaniach. Pracowników trzeba przede wszystkim uświadamiać i edukować – podsumowuje Artur Kornatowski.